Blogue

Comment faire une facture conforme? C’est une question populaire chez les entrepreneurs en démarrage d’entreprise. Si tu n’utilises pas de logiciel de facturation, tu dois savoir qu’une facture doit comporter certains éléments. Et, si tu souhaites utiliser un logiciel pour produire tes factures, je t’en propose quelques-uns.

Tu démarres ton entreprise et, comme plusieurs, tu te demandes comment tu dois faire une facture dans les règles? Tu as raison et tu fais bien de te poser la question puisqu’une facture doit comporter certains éléments pour être conforme. Surtout si la facture est destinée à une entreprise, laquelle peut généralement déduire de ses revenus les dépenses qu’elle effectue.

Inclus ces éléments et tes factures seront conformes :

1. Nom de ton entreprise (ou ton nom personnel) ou sa raison sociale

Peu importe le montant de la facture que tu émets, tu dois afficher le nom de ton entreprise, ou ton nom personnel si tu es travailleur autonome et que tu exploites ton entreprise sous ton propre nom. Ton adresse n’est toutefois pas nécessaire.

2. Date de facturation

La date est importante pour que tu puisses justifier la date à laquelle tu as gagné tes revenus et la date à laquelle ton client a effectué son achat ou utilisé tes services. De toute façon, une facture sans date, c’est bizarre non?!

4. Montant de la facture

Évidemment, quand tu factures, tu dois indiquer le montant qui doit être payé, autrement, bonne chance pour te faire payer!

5. Montant des taxes applicables (si tu y es inscrit)

Si tu es inscrit à la TPS TVQ (obligatoire si tu factures des produits ou services taxables de 30 000$ ou plus sur une période de 12 mois consécutifs), tu dois indiquer les montants de chacune des taxes sur tes factures.

6. Vos numéros d’inscription à la TPS et la TVQ

Si tu es inscrit à la TPS TVQ, c’est obligatoire d’inclure tes numéros d’inscription sur toute  facture de 30$ et plus (incluant les taxes). Entre toi et moi, je te souhaite de produire des factures de montants plus élevés que 30$… Alors, aussi bien ajouter les numéros d’inscription de la TPS et de la TVQ sur toutes tes factures!

7. Nom de l’acheteur ou de son entreprise

Il est généralement exigé que, lorsque la valeur totale de la facture (incluant les taxes) est de 150$ ou plus, le nom de l’acheteur ou de son entreprise figure sur la facture. C’est toutefois plus simple, de mon point de vue, de tout simplement inclure sur chaque facture à qui elle s’adresse.

8. Modalités de paiement

Encore une fois, les modalités de paiement ne sont exigées que si la facture est de 150$ ou plus (incluant les taxes). Mais si tu as la possibilité de le faire facilement, aussi bien l’indiquer, peu importe le montant.

9. Description permettant de reconnaitre le bien ou le service

Sans description claire, il est difficile de reconnaitre si le bien ou un service est déductible. Et, en cas de vérification fiscale, je te garantis que les autorités n’accepteront pas les dépenses pour lesquelles la description n’est pas claire!

Donc si on résume, votre facture doit comporter :

• Le nom de ton entreprise (ou ton nom personnel) ou sa raison sociale
• La date de facturation
• Le montant de la facture
• Le montant des taxes (si tu es inscrit)
• Tes numéros d’inscription à la TPS et TVQ (si tu es inscrit)
• Le nom de l’acheteur ou de son entreprise
• Les modalités de paiement
• La description permettant de reconnaitre le bien ou le service

Il n’y a pas si longtemps, un de mes clients, qui facture des millions de dollars chaque année, utilisait Excel pour créer ses factures. Quand il m’a consulté pour améliorer la gestion de ses comptes recevables (comptes clients), on a regardé 3 objectifs principaux :

1. Réduire son temps de production de factures et de collection des sommes qui lui sont dues;
2. Améliorer le délai de recouvrement pour être payé plus rapidement;
3. Réduire le nombre de documents et d’information à traiter pour nos services de comptabilité trimestrielle.

5 factures et moins par mois : Excel convient

C’était clair qu’Excel n’était pas le logiciel qui permettrait de répondre à tous les objectifs de mon client. Par contre, je le recommande fortement pour les entreprises qui facturent toujours le même client et qui produisent très peu de factures (pas plus de cinq par mois). C’est un excellent outil pour obtenir des factures très personnalisées visuellement et ça répond aux besoins de bien des entrepreneurs.

Facturer de partout et faciliter la collaboration: application web

Pour atteindre les objectifs de mon client, on a choisi une application web plutôt qu’un logiciel basé sur un ordinateur. Il a pu ainsi facturer de partout : sur la route, à la maison ou même de l’étranger. C’est pratique quand on attend pour un rendez-vous, ou que l’on veut facturer un client en sortant de chez lui plutôt que d’attendre le jour du mois où on sera disponible pour le faire. Quand la facturation est faite au fur et à mesure, c’est beaucoup plus agréable.

De plus, on a choisi une application web qui se synchronise avec mon logiciel de comptabilité. Je n’ai donc aucune facture ni aucun encaissement à comptabiliser; je n’ai qu’à les importer. Et, quand j’ai besoin de plus détails, je me connecte à son application web. Il utilise présentement SageOne (rebaptisé Sage Business Cloud Comptabilité). Le coût varie entre 14$ et 30$ par mois, selon tes besoins.

Utiliser une application web plutôt qu’un logiciel basé sur ordinateur, c’est la clé pour faciliter la collaboration avec les gens qui te soutiennent dans ta facturation et ta tenue de livres, que ce soit ton comptable, ton adjointe ou un associé. Surtout, l’application web permet de bénéficier de la flexibilité d’accéder de partout à votre système de facturation. C’est donc ce que je recommande principalement.

Sage One, Quickbooks Online et Nutcache

Je n’utilise pas seulement SageOne, mais également Quickbooks Online. Très semblable à ce que SageOne offre, Quickbooks comprend toutefois plusieurs possibilités de lier des applications existantes à son système de comptabilité. Par exemple, le système de paiement Square. Quickbooks et Square peuvent se connecter ensemble, ce qui représente un avantage si tu offres ce mode de paiement à tes clients.

Dans une spécialité complètement différente, on trouve le logiciel Nutcache, lequel met de l’avant son outil de gestion de projets et offre la facturation. Je le trouve hyper intéressant, notamment puisque l’outil d’entrée de feuilles de temps pour chaque mandat est bien conçu, ce qui donne un outil d’analyse génial pour mesurer l’efficacité des mandats sur lesquels on a travaillé (temps travaillé vs temps facturé).

Lequel choisir alors? Voici mes recommandations :

Tu veux faire uniquement de la facturation et tu fais affaire avec un comptable qui utilise Sage50? Choisis SageOne (Sage Business Cloud Comptabilité).

Tu veux faire ta comptabilité toi-même, mais tu aimerais utiliser les services d’une ressource externe de temps en temps? Choisis Quickbooks Online.

Tu es super motivé à analyser le temps passé sur chaque mandat et tu as une personnalité compatible avec le besoin d’analyser ces résultats? Choisis Nutcache.

Voilà qui devrait bien t’aiguiller pour ta facturation.

Et, une fois « en business » avec ta facturation, passe à l’étape d’analyse des résultats de ton entreprise pour savoir si elle est en bonne santé!

À bientôt!

Sébastien Hénault