Planification d’agenda : ce que vous devriez savoir pour éviter les pièges qui vous coûtent cher!
Cette semaine, il m’est arrivé un problème à la fois bon et mauvais. J’étais débordé de travail et ma limite habituelle a atteint 200 %; j’ai dû réduire la seule chose envers laquelle je n’avais pas pris d’engagement : mon sommeil.
J’ai donc livré la marchandise à mes clients, j’ai soupé et déjeuné avec ma petite famille tous les jours et j’ai respecté tous les rendez-vous que j’avais pris (ça, c’est grâce à mon entrainement axé sur l’autodiscipline, vous irez lire mon billet à ce sujet si ça vous intéresse) alors j’ai dû réduire pas mal d’heures de sommeil pour y arriver.
Où je veux en venir avec tout ça : la planification de l’agenda.
J’ai l’habitude de planifier mon agenda une semaine à l’avance pour être bien certain de ne rien oublier et surtout pour maximiser la gestion de mon temps. N’ayant pas eu ce résultat cette semaine, j’ai décidé de réviser tout ce que j’ai appris sur la gestion de l’agenda et de résoudre mon problème avec ce billet parce que je suis certain de ne pas être le seul qui rencontre des problèmes d’agenda. 😉
Ça doit pouvoir s’effacer
La première leçon que j’ai retenue en changeant mes habitudes de gestion d’agenda a été l’utilisation d’un crayon à mine pour les agendas papier. Ça doit facilement pouvoir changer, déplacer ou carrément enlever des choses lorsque c’est nécessaire. Évidemment, on n’a pas ce souci avec les agendas gérés virtuellement.
Ne pas faire confiance à sa mémoire!
Chaque fois qu’on prend un rendez-vous, il faut l’écrire rapidement à l’agenda. On retient facilement une image, des paroles, une odeur… mais les dates, les heures et les adresses, ça disparait assez vite de nos pensées. Ne perdez pas de temps à essayer de vous rappeler un paquet de trucs, prenez simplement l’habitude de l’écrire tout de suite.
Ayez un seul agenda
Travailler efficacement avec un agenda demande tellement une grande discipline que ce serait un gaspillage d’effort que d’essayer d’en gérer deux à la fois. Dans mon agenda, j’inscris tout, autant ma planification d’affaires que mes engagements personnels. De cette façon, il devient donc impossible de planifier deux choses au même moment et de devoir en laisser tomber une ou de ne pas respecter son engagement à 100 %.
Planification, planification, PLANIFICATION, PLA-NI-FI-CA-TION!!!
L’agenda est très pratique pour ne pas oublier ses rendez-vous, mais il l’est tout autant pour la gestion de son temps et pour ça, il faut évidemment faire de la planification et c’est là que j’ai eu un problème cette semaine.
Je planifie mon agenda une semaine à l’avance, mais n’est-il pas fréquent de prendre des engagements pour le mois prochain ou pour les prochaines semaines? OUI! C’est exactement ça le problème! Si j’avais planifié mon agenda un mois à l’avance (ce qui se fait quand même bien dans mon métier), j’aurais pu prévenir la surcharge d’heures et dire non à certaines choses ou simplement reporter ma disponibilité. Je vais donc augmenter ma planification d’un cran : fini, faire ça toutes les semaines, je vais faire ça pour le mois au complet maintenant.
Alors voilà, je vous encourage fortement à planifier votre agenda à l’avance pour que lorsqu’on vous demande si vous êtes disponible, vous puissiez réellement le savoir et non seulement le supposer ou le croire alors que vous ne l’êtes pas. Cela dit, je ne regrette pas du tout les belles rencontres que j’ai faites ces derniers jours. Ce sera mon nouvel entrainement cette semaine : planifier le mois à venir en entier, parce que ce n’est pas très poli de bâiller devant ses clients. 😉
Bonne semaine!
Sébastien Hénault
Bien vrai! Car pas plus tard que ce soir, J’ai donné un RV pour une date et heure que je croyais libre mais lorsque je suis venu par la suite l’écrire dans l’agenda..yikes!.. déjà ‘booké’ …Pfff…je vais suivre tes conseils. Merci Sébastien 🙂