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Je viens de vous pincer! Vous êtes mal organisé! Je garde le secret, bouche cousue. Sans blague, sachez d’abord que nous pouvons toujours avoir une meilleure organisation – je suis le premier à chercher sans cesse de nouvelles solutions pour être encore plus efficace et proposer le plus de solutions possible à mes clients.

Vous lisez ceci : le processus vers une meilleure organisation est donc amorcé

Une piètre organisation est un problème que je découvre chez plusieurs clients. La raison est toujours la même : ils ont développé une mauvaise habitude. Comme l’habitude de préparer ses documents la veille d’une échéance, de mettre son courrier dans le fond d’un tiroir ou de déposer ses documents sur le premier meuble à portée de main est tellement ancrée en eux, le geste se fait sans réfléchir. Ils n’ont plus à penser pour faire tout ça. Le moment où ils doivent réfléchir est lorsqu’ils veulent le faire bien ou autrement.

Si tout ça vous parle, je vous lance un petit défi. Réfléchissez à la manière dont vous allez gérer vos documents à présent, et appliquez-la pendant 13 semaines sans tricher. Vous allez ainsi bâtir une nouvelle habitude et vous n’aurez plus besoin de réfléchir avant de déposer vos documents dans un classeur et de comptabiliser vos transactions deux semaines avant l’échéance, car l’habitude sera ancrée. Être bien organisé sera aussi facile que de se brosser les dents avant de quitter la maison pour le boulot.

Nous voilà donc à la première étape.

ÉTAPE 1 – DÉTERMINER VOS OBJECTIFS ET LA FAÇON DONT VOUS VOULEZ ÊTRE ORGANISÉ

Aussi simple que ça! Il faut connaître la destination avant de prendre le chemin. Savoir ce que l’on veut est essentiel pour déterminer les moyens que nous allons prendre pour répondre à nos objectifs. Je vais vous aider, voici quelques exemples :

• Ne plus avoir de papier qui traine sur le bureau.
• Avoir un système de classement numérique (aucun document papier, donc plus de classeurs).
• Aller porter mes documents chez le comptable 15 jours avant l’échéance.
• Faire ma comptabilité tous les lundis matin.
• Retrouver facilement mes factures, qu’elles soient classées par période ou par fournisseur.
• Payer mes factures par virement bancaire différé chaque fois que j’ouvre le courrier.

ÉTAPE 2 – CHOISIR UNE MÉTHODE DE TRAVAIL ET DE CLASSEMENT

Voici des pistes de solution. Je vois principalement trois méthodes de classement :

• Par période (janvier, février, mars…)
• Par fournisseur
• Par projet

Lorsque vous travaillez avec un comptable pour votre tenue de livres, je vous recommande le classement par période, car on doit regrouper par exemple tout notre mois de janvier pour qu’il puisse en faire la comptabilité.

Lorsque vous faites vous-même votre tenue de livres au fur et à mesure, le classement par fournisseur est idéal pour retrouver facilement une pièce justificative classée.

Finalement, le classement par projet est très utile pour les entreprises d’investissement immobilier, les projets de construction, les organisateurs d’événements, etc., car la rentabilité par projet est un outil d’analyse essentiel dans ces domaines d’activité. Vous pourriez aussi avoir un sous-système de classement par fournisseur à l’intérieur de votre classement par projet. Pensez à noter sur vos documents à quel projet ils appartiennent. Encore une fois, ce n’est qu’une question d’habitude avant que ça devienne facile.

Si le classement par fournisseur ou par projet vous intéresse et que vous avez un comptable, commencez par le classement par période, puis, lorsque votre comptable vous redonnera vos documents, classez-les par fournisseur ou par projet à votre bureau.

ÉTAPE 3 – LA ROUTINE, DE PETITES CHOSES AU QUOTIDIEN

LA ROUTINE! Très ennuyante la routine, mais tellement efficace! Pour mes allergiques à la routine, gardez ceci en tête : lorsque votre comptabilité sera bien organisée et que votre habitude sera bien ancrée, vous gagnerez tellement en efficacité que vous aurez encore plus de temps pour toutes les autres choses que vous adorez faire.
J’ai un client qui a gagné cinq semaines de vacances par année en ayant une meilleure organisation, et ce, malgré une augmentation considérable de sa clientèle!
Voici des exemples de petites choses à faire au quotidien. À vous de déterminer ce qui s’adapte le mieux à votre routine :

• Ouvrir votre courrier dès la réception et le classer dans un classeur : « à comptabiliser », « à payer », si vous préférez payer vos factures avant de les comptabiliser, « janvier »…
• Numériser vos documents dès leur réception et déchiqueter les exemplaires papier.
• Classer vos petites factures dans une pochette de plastique dans la voiture au lieu d’en mettre un peu dans votre portefeuille, dans le coffre à gants, dans la mallette, sur le comptoir, dans le bureau… Bref, un seul endroit, c’est plus efficace.
• Le premier lundi du mois, inscrire à l’agenda le moment où vous allez faire votre comptabilité mensuelle ou prendre rendez-vous avec le comptable.
• Chaque lundi matin (ou peu importe la journée, tant que ce soit toujours la même), faire la comptabilité hebdomadaire.
• Payer toutes les factures le vendredi matin.
• Etc.

CE N’EST PAS TOUT

Criez haut et fort : JE SUIS CAPABLE!

Le soutien est également très important lorsque nous voulons bâtir une nouvelle habitude. Par exemple, il est prouvé que les gens qui regagnent un poids santé ont beaucoup plus de chance de maintenir leur poids s’ils ont un groupe de soutien autour d’eux que s’ils sont laissés à eux-mêmes.

Vous devez également – et surtout – être capable de vous en rappeler et avoir la rigueur de faire ce que vous vous êtes fixé comme objectifs, car la partie du cerveau qui gère les habitudes n’est pas la même que celle qui gère la mémoire. Vous n’aurez donc bientôt plus à y penser et avoir une bonne organisation deviendra aussi facile que d’enfiler vos chaussures sans avoir à vous demander si vous commencez par la gauche ou par la droite. J’ai appris cette notion dans l’excellent livre The Power of Habits par Charles Duhigg.

Je vous souhaite un bon virage organisationnel!

Sébastien Hénault

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